El gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos para brindar el apoyo en la labor de las organizaciones, enfocando y matizando diferentes prioridades del proyecto tales como la realización de objetivos, la reducción de conflictos en la cohesión de los miembros, la creación de espacios de información, participación y opinión.
Muchos de los problemas que se afrontan en los grupos de trabajo de las diferentes organizaciones, se encuentran relacionados precisamente con este tan importante factor, y al cual en ocasiones no se le presta la atención debida, lo que genera, entre otros, manifestaciones de descontento, alteraciones significativas en la productividad, y negatividad generalizada en todo un clima organizacional.
Es por ello la importancia por parte de la gerencia, en atender el empleo de la comunicación, y desde luego, su uso adecuado en aras de una armonía caracterizada hacia buenos procedimientos, el dar a conocer y anuencia hacia el conocimiento de nuevas ideas, manejo y acciones a seguir, y guía en pro de resultados positivos.
La Gestión de la Comunicación estará constituida por supuesto a razón de una serie de procesos requeridos mediante los cuales, un proyecto además de contar con la conformación de un equipo de trabajo acorde al desarrollo y resultados esperados, guiados por una excelente gerencia, y bajo el apoyo de un patrocinador comprometido, cuente además con una correcta y adecuada generación, recopilación, distribución, recuperación y disposición de toda la información necesaria y suficiente en forma clara y oportuna en pro de su cometido.
Y una vista generalizada de ello, es precisamente lo que establecen en su propuesta, tanto la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK ®, como el libro “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó.
Es evidente que ambos constituyen un cuerpo sustancial de literatura que en definitiva, enmarca todo un proceso organizacional y de gestión que conducen al equipo de un proyecto en un contexto operacional continuo, presentándolo mediante una distribución prácticamente idéntica en la que se destaca como aspectos fundamentales la identificación de todas las personas involucradas a efectos de un proyecto específico, determinando las necesidades de información de éstos en función del aborde de las mismas, su correcta distribución, satisfacción de insuficiencias y resolución de conflictos y estados de avance respectivos; sin embargo, con diferencias esenciales que radican en una estructuración completamente elaborada, formalista, y mostrando los instrumentos que podrían utilizarse en los diferentes procesos, además de las dimensiones de la actividad de este factor con un significativo nivel de detalle por parte del PMBOK ®, a diferencia de lo propuesto por Lledó, el cual, aunque muestra una distribución sistemática similar en fundamentos, razonamientos y principios, con un marcado detalle práctico y de procedimiento; lo hace sin profundizar en un modo de ejecución y con un menor rigor y formalismo en la implementación de su lenguaje.
En términos generales, los procesos que interactúan ente ellos, y a su vez, con otros procesos en otras áreas de conocimiento, tal y como se presentan en ambos fundamentos; si bien es cierto, cada uno puede involucrar esfuerzo de uno o más individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto, sin embargo, aunque se presenten como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica se pueden disponer de maneras que no son explícitamente detallas, pero sí en el entendido de que a través de su interconexión proporcionará toda una red completa que puede establecer una metodología de ejecución.
La comunicación como instrumento fundamental de todo proceso de gestión permitirá mediante la imagen que la organización desea transmitir de sí misma, la eficaz presentación y suministro de acciones reconocidas y compartidas, de la
manera adecuada y en el momento preciso y búsqueda de un impacto deseado en su ejercer cotidiano.
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